Örtliche Gegebenheiten

Das Landesjugendpfarramt befindet sich zusammen mit der Arbeitsstelle für Religionspädagogik in der Haareneschstraße 58 in 26121 Oldenburg.
Im Souterrain sowie in der 1. Etage befinden sich die Büroräume der Mitarbeiter*innen sowie die beiden Verbandsbüros des VCP, Bezirk Oldenburg (Verband christlicher Pfadfinder*innen) und des CVJM Landesverband Oldenburg e.V. (Christlicher Verein Junger Menschen). Zudem befinden sich im Keller und unter dem Dach jeweils ein Besprechungsraum. In das Haus gelangt man nur mit einem Transponder (Schlüssel).

Diese spezifischen baulichen Gegebenheiten führen dazu, dass zwischen den Mitarbeiter*innen Unklarheit herrscht, wer gerade im Haus ist.
Durch die Räumlichkeiten der Arbeitsstelle für Religionspädagogik im Hochparterre mit der Medienstelle gibt es eine räumliche Trennung zwischen den Mitarbeiter*innen im Landesjugendpfarramt. Die „Laufkundschaft“ der Medienstelle führt zu Gästen im Haus, die nicht zu der Abteilung des Landesjugendpfarramtes wollen.

Gäste, die die Mitarbeiter*innen des Landesjugendpfarramtes empfangen, haben zudem vor allem beim Erstkontakt Schwierigkeiten der Orientierung. Es bedarf nach dem Klingeln, dass eine Verwaltungskraft oder der*die Referent*in ihnen auf dem Flur entgegenkommen.
Die Büroräume werden von den Mitarbeiter*innen als abgeschieden empfunden und sind auch objektiv schwer einsehbar.

Das Ziel des Landesjugendpfarramtes ist es, eine im Rahmen seiner Möglichkeiten Täter*innen unfreundliche Strukturen zu schaffen, wohl wissend, dass ein vollumfänglicher, garantierter Schutz zu keiner Zeit gewährleistet werden kann. Dem Team des Landesjugendpfarramtes ist es daher wichtig, dass Aufgaben, Kompetenzen und die Rollen des Führungsduos verbindlich definiert und festgeschrieben sind. Die so genannte Aufgabenmatrix beschreibt die Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiter*innen und wird stetig überprüft und angepasst. Zeitgleich bietet die Aufgabenmatrix die Chance für neue Kolleg*innen sich schnell einen Überblick über die Zuständigkeiten zu verschaffen.
Das Landesjugendpfarramt strebt an, ein Ort der fehlerfreundlichen Kultur zu sein. Um diesen Umgang miteinander zu pflegen, gibt es neben den jährlichen Mitarbeiter*innen Jahresgesprächen auch im alltäglichen Raum, Zeit und Struktur den laufenden Arbeitsprozess zu reflektieren und sich mit der zuständigen Leitung auszutauschen.

Das Team erarbeitet hierzu Merkmale einer fehlerfreundlichen Kultur

• konstruktiv
• sachlich
• nicht persönlich meinen und auch aufnehmen
• im Gespräch bleiben, nicht alles schriftlich
• wertschätzende Formulierungen
• direkte Ansprache
• Thema und Setting klären
• Gesprächsebene auf Augenhöhe
• Zeiträume für Aufgaben definieren, festlegen und einhalten
• Dokumentation von Zwischenergebnissen wichtig

Zudem arbeitet das Landesjugendpfarramt mit einem passenden Kollaborationstool, das diese Art des Arbeitens ermöglicht und für Transparenz bei der Erledigung von Arbeitsaufträgen sorgt. Neben dem Setzen von Deadlines, können Aufträge zwischen Mitarbeiter*innen hin- und hergeschoben und Zwischenstände dokumentiert werden. Ein solches Tool ist mittlerweile essenzieller Bestandteil interner Kommunikation im Projektmanagement und damit in der alltäglichen Arbeit. Es sorgt für notwendige Transparenz innerhalb der Arbeit, sodass Kolleg*innen gegenseitig über die Arbeit im Team informiert sind.